E-mail makkelijk?
Efficiënt e-mailen, hoe moeilijk kan dat nou zijn? Een paar mapjes
maken en mijn e-mail opruimen, dat lukt je nog wel. Misschien zijn dat
jouw eerste gedachten als het gaat om efficiënt e-mailen of een
e-mailtraining. E-mail gaat echter over veel meer.
Archiveren
Om je e-mail goed op te kunnen ruimen, zul je moeten weten wat je
precies moet bewaren. makkelijker gezegd dan gedaan. Is het voor jou
helder wat je moet bewaren? Wie wat archiveert? En waar (op de server,
in een documenten systeem of in het e-mailprogramma)? En hoe (digitaal
of op papier, als word of pdf bestand, al dan niet beveiligd en onder
welke naam)? En voor hoelang? Kortom archiveren roept vaak veel vragen
op.
Plannen
Veel van de ontvangen e-mail bevat een opdracht voor jou. Het is
een actie of taak. E-mail gaat dus ook over timemanagement: overzicht
genereren in je werkzaamheden, pioriteren en het inplannen van je taken.
Handig kunnen werken met een takensysteem en je agenda horen daarbij.
Om je e-mail af te kunnen handelen zul je daar tijd voor moeten
reserveren, maar hoe vaak en veel op een dag?
Gedrag
Daarbij gaat e-mail ook over gedrag. Laat jij je geregeld afleiden
door je e-mail? Zap jij van e-mailbericht naar e-mailbericht? Of stel je
het behandelen van lastige mails uit? Welk gedrag zou jou helpen om
efficiënt met je mail om te gaan?
Communicatie
Uiteraard gaat e-mail ook over communicatie. Hoe wil je met anderen
communiceren? Welke alternatieven zijn er voor handen en welk middel
past het beste bij welke boodschap? Hoe snel dien je te reageren op een
e-mailbericht? Wie moet wat weten, oftewel wie moet er een CC krijgen?
Hoe zorg je voor vriendelijke berichten? En hoe zorg je ervoor minder
e-mail te ontvangen?
Techniek
Ten slotte is er een stukje technische kennis nodig om optimaal met
e-mail om te kunnen gaan. Kennis van Regels maken, AutoArchiveren,
kleuren gebruiken en sneltoetsen. Maar eigenlijk valt dit in het niets
bij het bovenstaande!